De ins & outs van Seauton samengevat in het alfabet. Benieuwd naar de D van “Destinations”?

De D van Destinations

Je plant een meeting, congres of event maar hebt nog geen idee waar dat moet plaatsvinden? Antwerpen heeft nieuwe congresfaciliteiten, Praag ligt centraal en is betaalbaar, en Barcelona biedt dan weer een grote garantie op mooi weer en een waaier aan locaties. De mogelijkheden zijn eindeloos, net als de hoeveelheid tijd die het kost om de ideale bestemming en de geknipte locaties te vinden. Als professionals kunnen we erover meespreken. Want we weten precies hoe belangrijk de locatie is voor de uitstraling van je event, meeting of congres. Je vraagt je af hoe wij het aanpakken? We verklappen je graag enkele tips en tricks.

Kort samengevat zijn er zes vragen die je jezelf moet stellen bij het zoeken naar de ideale bestemming en locatie:

  1. Gaat het om een nationale of internationale meeting, van waar zijn je gasten afkomstig en hoe zullen ze naar je bestemming reizen? Kies een luchthaven, een station, hotel en een eventlocatie die makkelijk te bereiken zijn. Dat wil zeggen: met voldoende directe vluchten of treinen en niet overdreven druk tijdens de spits. Laat je event ook niet gelijktijdig plaatsvinden met andere grote politieke, sportieve, culturele, of businessevents. En probeer de transfertijd te beperken tot maximaal één uur.  
  2. Bedenk wat er van belang is voor je groep. Willen ze een rustige, afgelegen bestemming waar ze ongestoord kunnen vergaderen of verkiezen ze de hustle & bustle van de stad? Soms is het belangrijk dat alles op wandelafstand van elkaar gelegen is, in andere gevallen vormen transfers geen probleem. Hebben je gasten weinig tot geen vrije tijd, dan is het ook minder noodzakelijk om andere leuke activiteiten voorhanden te hebben in de nabije omgeving.
  3. Weeg af of je de voorkeur geeft aan event- en hotelfaciliteiten op dezelfde plek of vooral indruk wil maken met een exclusieve eventlocatie. Kijk ook vooraf of alle faciliteiten aanwezig zijn en of andere groepen eventueel een probleem kunnen vormen.
  4. Hou ook rekening met eerdere ervaringen van je gasten: welke locaties bezochten ze al, vielen die in de smaak of juist niet? Afhankelijk van je bevindingen kan je gaan voor een soortgelijke bestemming of het eens over een andere boeg gooien.
  5. Welke aantrekkingskracht heeft je bestemming? Steden als Parijs, Barcelona, Londen (been there, done that…) krijgen tegenwoordig concurrentie van kleinere, upcoming bestemmingen als Tallinn, Rotterdam of Alicante. Het voordeel: ze zijn alsmaar beter bereikbaar, voorlopig onbekend bij het grote publiek én budgetvriendelijk. 
  6. Last but not least : hoe budgetgevoelig zijn je gasten of is je klant? Misschien wil je het liefst zo veel mogelijk gasten aantrekken met een exclusieve locatie, of geef je juist de voorkeur aan een betaalbare bestemming met een kleiner aantal gasten.


Eens je die vragen hebt beantwoord, start je het best zo snel mogelijk met het scouten van je locatie en met de site inspection. Daarmee leg je de basis van een onvergetelijk event dat nog lang zal blijven nazinderen bij je gasten. En dat is de beste ROI die je je kan wensen!

Gerelateerde nieuwsberichten

Binnen onze SEAUTON Alfabet reeks, bespraken we reeds de A van Always manage expectations en de B van Budget controle. In dit artikel is de C van Contingency plan aan de beurt. Lees verder
De ins & outs van Seauton samengevat in het alfabet. In dit artikel bespreken we de B van Budget Controle. Lees verder
De ins & outs van Seauton samengevat in het alfabet. Benieuwd naar de A van “Always manage expectations”? Lees verder