Binnen onze SEAUTON Alfabet reeks, bespraken we reeds de A van Always manage expectations en de B van Budget controle. In dit artikel is de C van Contingency plan aan de beurt.

C van  Contingency plan

Hoewel we bij Seauton allesbehalve doemdenkers zijn, betekent dit niet dat we niet nadenken over wat er potentieel allemaal mis zou kunnen lopen tijdens een meeting, congres of event. Integendeel! We zien het als een uitdaging het onvoorzienbare toch te voorzien én anticiperend creatief te zijn door op voorhand te bepalen wat er moet moet gebeuren indien er toch iets anders dan gepland loopt.

Wat doen we, bijvoorbeeld, als er ingebroken wordt in de 10 huurwagens die we gebruiken tijdens een bepaald project, of als een vlucht 24u vertraging oploopt? Dat zijn momenten waarop we onze “contingency plans” uit de kast halen en het verrassingseffect van die ongeplande gebeurtenissen de kop indrukken. En niet zonder succes.

Daarom delen we hier met plezier 5 ongewenste situaties die heel regelmatig voorkomen in onze sector, samen met onze bijhorende “contingency plan” oplossingen ervoor:

 

1. Ongeval of ziekte. Wat nu?!

We vinden het de evidentie zelve dat je als meeting-planner een degelijke EHBO-basis mee gekregen hebt, dus iedereen van ons team is alvast getraind in het toedienen van die eerste zorgen – van diepe snede tot hartaanval. Je weet nooit wanneer één of meerdere van je deelnemers verwikkeld raakt in een ongeval of flink ziek wordt. Zorg er dus in eerste instantie voor dat je EHBO-gekwalificeerd bent.

Programmeer daarnaast in elk geval ook het 112 noodnummer als snelkiesfunctie in je telefoon, en weet dat dit voor niet EU-landen geen 112 is!

Indien de deelnemer er erg aan toe is, vergezellen we deze naar het ziekenhuis of reizen we mee terug naar het land van herkomst, terwijl een collega van ons inspringt om ons te komen vervangen op locatie. Zorg dus steeds dat je project over een zeer gedetailleerd draaiboek beschikt zodat in zo’n gevallen je collega’s in een handomdraai operationeel zijn.

 

2.      Identiteitspapieren verloren of gestolen. Wat nu?!

Breng in eerste instantie altijd je ambassade of consulaat op de hoogte, en doe ook steeds aangifte bij de politie. Op die manier kunnen er vervangende identiteitspapieren voorzien worden, zodat de persoon in kwestie in elk geval thuis geraakt.

Met zulke situatie in het achterhoofd, is het als meeting-planner trouwens sowieso interessant op voorhand bij iedere deelnemer een kopie op te vragen van zijn of haar identiteitspapieren (volgens de regels van de GDPR kunst) . En dit niet alleen wanneer je geconfronteerd wordt met gestolen identiteitspapieren tijdens een internationale meeting, congres of event. Deze gewoonte heeft namelijk als aangenaam neveneffect dat het je eveneens helpt om spellingsfouten te vermijden bij o.a. het boeken van vliegtuigtickets en dergelijke.

 

3.      Staking op de luchthaven. Wat nu?!

Iedereen heeft dit al wel eens meegemaakt. Het is zooooo vervelend en het gebeurt daarbovenop de laatste tijd ook nog eens frequenter en frequenter.

Dit zijn de mogelijke scenario’s die je in kan roepen, afhankelijk van de situatie waarin je je bevindt:

1.       Her-regel het vertrek vanop een andere – liefste de dichtstbijzijnde – luchthaven.

2.      Stel jezelf de vraag of trein of bus een alternatief kan zijn.

3.      Spreek goede relaties aan bij de luchtvaartmaatschappij waarmee je deelnemers vliegen, of bij het agentschap via wie de vliegtickets aangekocht werden.

4.      Indien je je al op de luchthaven bevindt op het moment dat de staking aangekondigd wordt, zet dan alles op alles om een goede relatie aan te gaan met het aanwezige grondpersoneel. Op die manier kan je lobbyen voor speciale regelingen zoals een zo snel mogelijk vertrek van jouw groep, een extra vergoeding, indien nodig een hotelovernachting, een speciale follow-up van waar de bagage zich bevindt, en zo verder.  

 

4.      Technische problemen. Wat nu?!

Barcode scanners aan de inkom werken niet, één van de schermen doet het niet, de microfoon valt uit, de luidsprekers maken een hels piepend geluid, … er zijn talloze voorbeelden van technische problemen, en ze komen zeer frequent voor. 

Een “dry run” en “rehearsals” houden zijn één zaak, en grondige “testings” initiëren een andere.

Maar hét geheim is en blijft werken met professionals. Mensen die zulke problemen snel en efficiënt kunnen verhelpen. En die ook getraind zijn om dit te doen onder stressvolle omstandigheden. En die daarbovenop weten hoe belangrijk communicatie is op dat moment, zodat ook jij perfect je klant en publiek professioneel kan briefen en iedereen gelukkig blijft… ondanks de technische tegenvaller!  

Investeer dus in gekende toeleveranciers en werk op heel belangrijke projecten niet met firma’s waar je nog nooit mee gewerkt hebt! En als je helemaal op zeker spelen wil, zoals wij dat altijd doen, voorzie dan zelf ook een voldoende groot team dat naadloos mee ingezet kan worden.

 

5.      Data en/of locatie wijzigingen. Wat nu?!

 

Soms zijn het externe omstandigheden die zorgen voor data en/of locatie wijzigingen, en soms gebeuren deze wijzigingen onder druk van de klant. Wat de reden ook moge wezen, deze 3 belangrijke zaken hou je best in je achterhoofd:

 

1.       Maak er een prioriteit van om steeds soepele annuleringsvoorwaarden te negotiëren met je leveranciers, zodat je klant zo “vrij” mogelijk is zijn data en/of locatie te wijzigen.

 

2.      Spreek tegelijkertijd klaar en duidelijke taal met je klant: wijzigingen in data en/of locatie kunnen, maar komen (vaak) met een prijskaartje. Communiceer openlijk welke kosten (zowel hotelkosten, vliegkosten, werkkosten van jullie team als eventuele andere kosten) er staan tegenover die wijzigingen.

 

3.      Dit gezegd zijnde, verlies niet uit het oog dat zo’n wijzigingen perfect kunnen: dat wat op eerste gezicht onmogelijk te realiseren lijkt, krijg je met een goed team uiteindelijk toch voor elkaar. Zo hebben wij al 4 weken voor de initieel geplande datum van vertrek een heel congres met 400 deelnemers verhuisd van Spanje naar Italië omdat de lokale deontologische commissie last-minute onze hotelkeuze niet toe liet. Wij hebben ons dan volledig op de mogelijke alternatieven gestort en de nieuwe logistiek minutieus voorbereid. En aangezien we daarbovenop zeer open en transparant zijn blijven communiceren, was het succesvolle resultaat dat de deelnemers deze “change of plans” zelfs niet als storend ervaren hebben! Inderdaad: waar een wil is, is een weg…

 

Gerelateerde nieuwsberichten

De ins & outs van Seauton samengevat in het alfabet. Benieuwd naar de A van “Always manage expectations”? Lees verder
De tailormade aanpak van Design Hotels Lees verder