In dit tweede artikel binnen deze reeks, leggen we de focus op de B van Budget controle. Een topic van formaat!  Want de “budget file” is niet alleen het eerste bestand dat aangemaakt wordt bij het opstarten van een project; het is ook de file die het vaakst open staat op onze pc tijdens het werken aan dat project én uiteraard ook het laatste bestand dat ge-update wordt bij het afsluiten ervan.

Daarom vonden wij het dus zeker de moeite waard even stil te staan bij de 7 meest belangrijke werkingsprincipes die wij alvast toepassen bij het opstellen van een budget voor een meeting, congres of event!

1. Wees nuchter bij het opstellen van je eerste budget-schets. Ga je écht 30 vluchten in het midden van het hoogseizoen kunnen inboeken aan €120 per ticket? Ga je écht een sponsoring van €150.000 kunnen binnen halen? Toets je verwachtingen aan de realiteit… en je budget ook!

2. Wees zorgvuldig als je de bestemming voor je meeting, congres of event kiest. Een 5-daagse meeting in Madrid of een 5-daagse meeting in Londen? Er kan een aardig prijsverschil op zitten!

3. Kies de bestemming tijdig! Hoe sneller je je bestemming en data definitief vast legt, hoe beter je je kosten correct kan inschatten. Zolang die beslissing niet definitief gevallen is, kan je becijfering gewoonweg niet gefundeerd zijn.

4. Herbekijk en evalueer je budget op vaste tijdstippen – stuur bij, aarzel niet heronderhandelingen aan te gaan, en durf ook te kiezen voor andere oplossingen. Als je op vaste tijdstippen (bijvoorbeeld 3 maanden, 8 weken en opnieuw 1 week voor de start van het event) je “budget file” update, kan je onaanvaardbare budgetoverschrijdingen tijdig detecteren en adequaat reageren door het budget te verhogen of door bepaalde kosten te schrappen.

5. Plaats een zeer gedetailleerd overzicht van je budget in een facturatie-programma of eenvoudige Excel. Dit maakt het veel gemakkelijker voor je om gefundeerde budget-beslissingen te nemen. Het laat je namelijk toe in 1 oogopslag te zien waarop bespaard kan worden, of waar net een extra “shot” budget nodig is. Waar kunnen er aanpassingen gemaakt worden? In de keuze van de locatie? De catering? De hostessenservice? Ergens anders? Als alle kosten onder 1 post samengebracht worden zonder gedetailleerd overzicht, wordt deze analyse een heel stuk moeilijker en krimpt je kans om beslissingen te nemen die uiteindelijk het slagen van je meeting, congres of event niet in de weg staan! Transparantie is key.

6. Verlies het onvermijdelijke risico op een minicrisis nooit uit het oog! Meetings, congressen en events zijn stressvol, en het onverwachte kan op eender welk moment de kop opsteken. Wees hieromtrent dus steeds realistisch en duidelijk in de budgetbesprekingen met je klant, en hou altijd een klein deel van het budget achter de hand om deze potentiële last-minute crisissen te bezweren.  Je klant krijgt veel liever na afloop geld dat niet besteed werd terug, dan dat hij een onverwachte, extra factuur op zijn bord krijgt…

7. Voor je klant is het belangrijk om vanaf het prille begin van de samenwerking aan te voelen dat een meeting, congres of event wel degelijk gezien wordt als een investering, en niet als een kost. Hou deze “state of mind” dus altijd in ere, want die vormt een grote hulp bij het doorhakken van moeilijke budget-knopen!

Gerelateerde nieuwsberichten

De ins & outs van Seauton samengevat in het alfabet. Benieuwd naar de A van “Always manage expectations”? Lees verder
​Apps waar wij bij Seauton niet zonder kunnen… Lees verder