Eén van de doelen die we in elk van onze projecten willen bewerkstelligen is “to always manage expectations”.  Meer zelfs, in de loop der jaren is dat één van de hoofdstrategieën binnen Seauton geworden.

Zet de verwachtingen juist

Het succesvol uitvoeren van deze strategie start steevast met het leggen van een goede basis: het correct en transparant afstemmen van initiële verwachtingen. “Overselling”, daar doen we bij Seauton niet aan mee. 17 jaar ervaring heeft ons geleerd dat het altijd anders lopen kan dan initieel gepland: een vlucht met vertraging, hotelkamers die nog niet klaar zijn, straatwerken vlak voor de eventlocatie waardoor de gasten door de modder moeten ploeteren, een congreshotel voor 300 gasten dat wordt afgekeurd door de ethische commissie 4 weken voor kick-off, ... it happens. En het overkomt zelfs de besten. Daarom, als eerste tip: stem van bij de allereerste meeting de verwachtingen juist af!

Zet in op topleveranciers

Een tweede tip die we binnen onze Seauton-strategie willen meegeven is om steeds samen te werken met toppartners en -producten/diensten. Zoals een betrouwbare vliegmaatschappij (gemiste vluchten of connecties, stakingen, bagage die naar een andere bestemming vliegt). En een kwaliteitsvol hotel (overboekingen, brandalarm in het midden van de nacht, een trouwfeest in de aanpalende zaal tijdens de meeting van je klant, … een scouting vooraf is primordiaal, maar sommige situaties zijn gewoon onvoorspelbaar). En een goede cateraar, natuurlijk (te weinig personeel dat bedient, personeel dat slecht bedient, foute gerechten op tafel). Die samenwerking met toppartners: het loont. Onderhoud ook de relaties met jouw partners en leveranciers. Ga naar de openingen, de drinks, de vele netwerkmomenten. Het is een luxe te weten dat je steeds op hen kan vertrouwen om een extra inspanning te leveren voor zowel jou als jouw klant.

Counter problemen

Het laatste waar we iets over willen meegeven in het kader van onze “Always manage expectations”-strategie is onze signature response voor het counteren van problemen: “kin omhoog, borst vooruit”. Geen enkele meeting, congres of event verloopt zonder een kleine of grotere hiccup. Dus is het vooral een kwestie van tijdig (potentiële) alarmsignalen op te pikken, en uitstekend voorbereid te zijn op het onverwachte. Een probleem dat zich stelt negeren of het hoofd laten hangen zijn niet onze stijl. Bij Seauton reageren we met helicopter view: we zoomen uit om het grotere plaatje voor ogen te houden en zorgen er zo veel mogelijk voor dat alles door kan gaan zoals initieel gepland, met een zo min mogelijke impact op de meeting, het congres of het event en de gasten zelf. Onze klant brengen we op de hoogte van onze oplossing, niet van het probleem. En als we kunnen voorzien we een kleine extra om onze klanten het gevoel te geven value for money te krijgen. Zo simpel is dat. En door deze “Always manage expectations”-strategie, worden maar liefst 90% van onze klanten terugkerende klanten. Daar doen we het toch gewoon voor?!

 

Gerelateerde nieuwsberichten

Bedrijven die de ROI van hun business events willen verhogen, bakenen het best duidelijke doelstellingen af. Lees verder
Als die-hard fans van Barcelona hebben we onze favoriete adressen geselecteerd - voor groepen! woop woop! Lees verder