Zowel event planners als professionele evenementenbureaus volgen het best een return on investment- (ROI) of een return on objectives (ROO)-logica als het op de organisatie van business events aankomt. Volgens ons kunnen evenementenbureaus het verschil maken door hun klanten aan te sporen na te denken over de echte doelstellingen van hun evenement en om met deze doelstellingen rekening te houden bij het plannen, evalueren en optimaliseren van het evenement. 

Zo werkt het bij ons:

  • Van de meeste evenementen wordt geëvalueerd of ze ‘voldoen’: Voldeed de hotelaccommodatie? Zou u deze moderatoren aanbevelen aan een vriend of collega? Hoe zou u de kwaliteit van de ontvangen informatie beoordelen?
  • Volgens de ROI/ROO methodologie (http://www.eventroi.org/) zijn er echter nog drie aspecten die iets moeilijker te monitoren zijn: leren (hebben de deelnemers iets geleerd?), toepassing (kunnen de deelnemers toepassen wat ze geleerd hebben? Ofwel: zorgde het evenement ook voor een gedragsverandering?) en resultaat (als de deelnemers toepassen wat ze geleerd hebben, heeft dat dan een impact, leidt het tot verandering?).

Maar hoe evalueert u deze doelstellingen op een pragmatische en kosteffectieve manier? 

Ons advies is: denk er om te beginnen goed over na tijdens de conceptfase van het evenement en maak daarna gebruik van online en offline tools om ze voortdurend te monitoren. In beide fases zal de expertise van een evenementenbureau zorgen voor een toegevoegde waarde en voor een geslaagd business evenement.

  • Denk vooraf goed na: organiseert u een meeting om verschillende EU filialen op de hoogte te brengen van de nieuwe verkoopsstrategie, dan wilt u dat ze die strategie daarna kunnen toepassen. Uiteindelijk wilt u een coherente verkoopsstrategie in alle filialen. Houdt u een meeting met technische medewerkers die een gedetailleerde briefing krijgen over herstellingen aan een bepaald product, dan wilt u dat ze in staat zijn het product te herstellen volgens de procedures die ze aangeleerd kregen. Vanaf het moment dat u het evenement begint te plannen, moet u dus bezig zijn met strategie: welke gedragsverandering en welk resultaat wilt u bereiken met uw evenement?
  • Maak gebruik van online tools: U hoeft zich hiervoor niet te verdiepen in ingewikkelde toepassingen of analyses. Met een eenvoudige online enquête vlak na het evenement kan u nagaan of het voldeed en wat deelnemers geleerd hebben. Voor het aspect leren, is het belangrijk om aan de hand van slimme vragen te achterhalen of deelnemers de hoofdboodschap die u wilde overbrengen begrepen hebben. Een nauwe samenwerking tussen het evenementenbureau en de klant is daarbij noodzakelijk. Drie tot zes maanden na het evenement voert u een tweede online enquête uit, waarmee u nagaat of de deelnemers daadwerkelijk toepassen wat ze geleerd hebben (gedragsverandering). Ook hier is een nauwe samenwerking tussen het evenementenbureau en de klant belangrijk.
  • Maak gebruik van offline tools: Om uit te vissen of de EU verkoopsstrategie op een coherente manier wordt toegepast in Europa, kan u ook gewoon gaan praten met de nationale salesmanagers. Was de doelstelling om de ROI te optimaliseren, dan kan u ook gaan kijken naar de verkoopscijfers. Was het doel van de briefing over de herstelprocedure om herhaaldelijke pannes te voorkomen, dan kan je de resultaten meestal opzoeken via het IT-systeem. Resultaten meten doe je kortom niet alleen door deelnemers online te bevragen. Zij vinden misschien dat ze hun gedrag hebben aangepast, maar de resultaten moeten ook worden opgevolgd via andere, vaak offline, toepassingen en methodes.

De beschreven methodologie is eenvoudig en kosteneffectief en laat toe om de manier waarop een business event georganiseerd is voortdurend te verbeteren. Van bij het begin moet de echte gedragsverandering die men wil realiseren grondig besproken worden, zodat het evenement de juiste focus krijgt. Opvolgen of het event ‘voldeed’, de info ‘leerrijk’ was en ook wordt ‘toegepast’, geeft u de nodige informatie om de focus voor uw volgende evenement bij te stellen.


Gerelateerde nieuwsberichten

Dit jaar vieren we de 25ste editie. Registraties zijn nu open! Lees verder
Veel associaties vragen ons: "Wij vinden het hebben van leden ouderwets en willen stoppen met het verhogen van lidmaatschapsbijdragen, ben je het daarmee eens?" Lees verder