Als PCO-kantoor (Professional Congress Organiser) met meer dan 17 jaar ervaring, geven we graag wat belangrijke inzichten mee bij het plannen, uitvoeren en evalueren van congressen. Vandaag Deel 1.

WAT TE DOEN

Manage communicatie, op alle vlakken

  • Zorg dat je tot in de puntjes weet waar je klant naar op zoek is, en stem verwachtingen duidelijk af.
  • Check welke andere congressen en events plaatsvinden binnen het domein van jouw klant en/of associatie voor je de finale congresdatum prikt.
  • Er worden gigantisch veel congressen georganiseerd, zorg dat jouw “save the date” tijdig de deur uit gaat zodat mogelijke deelnemers hun agenda’s goed op tijd kunnen blokkeren.

WAT NIET TE DOEN

Stress management te wensen overlaten

  • Denk vooruit en ga nooit enkel uit van Plan A: voorzie een Plan B, C, D of desnoods zelfs E en F. Sprekers missen hun vlucht, moderators worden ziek, cateringpersoneel daagt met te weinig op, … dat is nu eenmaal de realiteit van ons domein. Verwacht je altijd aan het onverwachte en geef zo stress geen voedingsbodem.
  • Laat momenten van stress, als die toch de kop op steken, niet de bovenhand nemen. Jij de expert binnen jouw domein : je hebt dit al zo vaak gedaan, dus heb vertrouwen in jouw eigen kunnen. Bovenal: reageer!
  • Laat jouw golven van stress niet overslaan op anderen waar je mee samenwerkt, of die nu al-dan-niet in jouw in-house team zitten. Blijf steeds beheerst, vriendelijk en optimistisch, en hou voor ogen je dat je met een bruisende positiviteit en een bubbelend team bergen kan verzetten!

Gerelateerde nieuwsberichten

Bedrijven die de ROI van hun business events willen verhogen, bakenen het best duidelijke doelstellingen af. Lees verder
De tailormade aanpak van Design Hotels Lees verder